2023.12.19

【ATS（採用管理システム）とは⁉︎】機能・メリット・デメリット・選び方を解説

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採用活動に「ATS（採用管理システム）」を導入する企業が見られます。そこで今回は、ATSの機能、導入のメリット・デメリット、選ぶ際のポイントなどについて解説します。

Contents

ATS（採用管理システム）とは
ATSの主な機能
ATS導入のメリット
ATS導入のデメリット
ATSの選び方
情報収集を行い、比較検討した上で導入を

ATS（採用管理システム）とは

ATSとは、「Applicant（面接者）Tracking（管理） System（システム）」の略語で、応募受付から内定まで、採用に関する業務と情報を一元管理できる採用管理システムです。

採用業務の効率化、採用フローの可視化・分析を目的として導入されており、採用活動のPDCAを回すことで、採用力強化を図る狙いもあります。

利用形態としては、システムをインターネット上で管理する「クラウド型」と、デバイスにインストールして利用する「オンプレミス型」があります。

ATSの主な機能

ATSにはどのような機能があるのか、代表的なものをご紹介します。

求人管理

複数部署、複数ポジションで同時に求人を出している場合、ATSを使って管理することができます。例えば、以下のような機能を活用できるでしょう。

求人情報の登録・更新
求人情報ページの作成
求人情報の社内共有
転職エージェントとの連携（求人のオープン・クローズの伝達も可）
RPO（採用代行の外部パートナー）との連携

情報管理

転職エージェントや転職サイトなどの求人媒体と連携し、応募者に関する情報を管理できます。次のようなことが可能になります。

応募経路を可視化し、応募経路ごとのエントリー数を把握
応募者のプロフィール、職務経歴書の管理
面接担当者への応募者の情報共有
応募者への連絡（面接日程調整など）
個人情報の安全な取得・管理

選考管理

応募者の選考の進捗管理、面接のスケジュール調整・管理、面接評価の管理が可能です。未対応の応募者がいる場合のアラート機能により、機会損失を防止することができます。面接日が近づいたタイミングでのリマインド機能なども備えており、人事部門内や現場の面接担当者との連絡メールの削減にもつながります。

内定者管理

内定通知の発送、内定承諾書の受領、入社手続きなどを管理し、入社までのフォローがしやすくなります。

採用活動の振り返り・分析

採用活動を終えた後、振り返りとして主に下記のデータの可視化・分析ができます。

応募経路ごとの通過率・面接設定率・内定率
各選考フェーズでの通過率
面接担当者ごとの選考通過率

ATS導入のメリット

ATSを導入するメリットとしては、次のようなものが挙げられます。

業務負担の軽減・コスト削減

採用活動にまつわるあらゆる情報の一元管理、工数削減が可能となるため、採用担当者の業務負担が軽減されます。その分、採用戦略立案などに時間をかけることが可能になります。業務効率化により、採用コストや人件費の削減にもつながるでしょう。

母集団データ形成・蓄積

ATSではさまざまな情報をデータで管理することができるので、例えば、応募経路を可視化し、各求人媒体における職種ごとの母集団データの蓄積も可能になります。どの媒体からどのような人が応募しているか、さらに選考通過率やミスマッチの発生率などのデータをもとに、今後の採用戦略に活かすことができます。

社内の情報共有、「スクラム採用」の実現

ATSを使うことで、人事担当者だけでなく、現場担当者や採用部門の責任者、経営陣など社内での情報共有がしやすくなるため、多くの人を採用活動に巻き込むことができます。社員主導で全社一丸となった「スクラム採用」の実現につながります。

特に現場の社員が採用活動に参加することで、より現場のニーズにマッチする人材の採用が可能になるほか、人材獲得・育成への意識の高まりが期待できます。

採用戦略・活動の最適化

募集から選考までのプロセスを振り返ってデータの分析ができるため、課題を洗い出し、次の採用戦略や活動の改善へつなげられます。

ATS導入のデメリット

ATS導入にはメリットが多い一方、次のようなデメリットもあることを理解しておきましょう。

費用対効果を得られない可能性がある

システムの導入・運用には、当然ながらコストがかかります。年間採用人数が少ない場合などは、費用対効果を得られない可能性があります。

導入時に手間と時間がかかる

ATSの運用を開始する際には、採用フローの再構築、現場の採用担当者が利用するための説明会や研修など、準備に手間と時間がかかります。

ATSの機能を使いこなせない

ATSの操作に慣れるのに時間がかかり、ATSの機能を十分に活用できないケースも見られます。使いこなせる人とそうでない人がいることで、採用活動に混乱を招くこともあります。

ATSの選び方

ATSにはさまざまな種類があり、ターゲット層に合わせた機能、求人連携機能、応募者管理機能、採用活動分析機能など、それぞれに特徴や強みがあります。どのようなポイントに注目して選べばよいかをお伝えします。

操作性（UI／UX）

日常的に使うため、「直感的に操作できるUI／UXか」というポイントが重要です。簡単に使えるかどうかによって、採用部門の担当者にも受け入れられるかどうかが決まると言えます。特に、利用頻度が高い応募者管理・選考管理・日程調整機能などは、デモ画面などで操作性を確認するといいでしょう。

自社の目的・課題とのマッチ度

「応募者の管理を効率化したい」「複数の求人メディア・転職エージェントを一元管理したい」「応募者データを分析したい」など、自社の目的や課題にマッチしているかどうかに注目します。

「新卒採用」「中途採用」「アルバイト採用」など、どの採用対象層をメインに置くか、募集の頻度や採用人数などによっても適したシステムが異なります。採用データの分析に役立てたい場合は、どの数字をどの程度細かく見られるか、システムからデータを取り込めるかどうかもチェックポイントです。

他のシステムとの機能連携

オンライン会議ツール、SNSツール、チームコミュニケーションツール、スケジュール管理ツールなど、既存のシステムやツールとの連携が可能かどうかもチェックしましょう。

求人媒体との連携

複数の求人媒体を使って募集する場合、それらとの連携機能があるかどうかも利便性を大きく左右します。データを自動で取り込めなければ、利用するメリットを感じにくくなるでしょう。

セキュリティ対策

個人情報を管理するからには、個人情報流出などで信頼を失うことを避けるため、セキュリティ対策も重視すべきでしょう。搭載されているセキュリティ機能や、ISMSクラウドセキュリティの国際規格「ISO/IEC 27017」などを取得しているかどうかを確認しましょう。

価格（導入・運用コスト）

初期費用が必要か不要か、月額利用料はいくらか、機能によって段階別の料金設定があるのかなど、各社の情報を収集して比較しましょう。導入によって削減できる業務やコストと費用のバランスをシミュレーションすることをお勧めします。

サポート体制

ツール提供企業のサポート体制もチェックしてください。導入時に手厚いサポートがあるのか、カスタマーサクセス部門は整備されているのかなどにより、活用できる度合いも変わってくるでしょう。また、使いづらい点がスピーディに改善されていく開発体制があるのかどうも重要です。

情報収集を行い、比較検討した上で導入を

ATS活用には多くのメリットがありますが、安易に導入を行うと、「自社に必要な機能がなかった」「かえって非効率になった」「現場が使ってくれない」「導入コストと手間がかかったわりには効果が低い」といった事態に陥る可能性もあります。

また、別サービスへのスイッチングは手間がかかるため、一度導入すると切り替えの難易度が高くなることも考えられます。

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